Tulisan 3 : DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN

1.        Rancangan Pekerjaan

            Dalam suatu organisasi terdapat banyak aktivitas yang harus diselesaikan dengan baik untuk mencapai tujuannya. Berbagai aktivitas memiliki beragam karakteristik yang membedakan satu jenis pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Perbedaan – perbedaan karakteristik ini menuntut agar suatu pekerjaan perlu pengenalan atau identifikasi dengan baik agar dapat dikerjaan sesuai dengan hasil yang diinginkan. Agar dapat memberikan hasil yang efektif dan efisien, suatu pekerjaan perlu dilakukan perancangan. Tanpa melakukan perancangan pekerjaan agar menimbulkan kemungkinan – kemungkinan kesalahan dalam pengerjaan sehingga memberikan hasil yang tidak sesuai dengan keinginan. Akibat lain yang ditimbulkan terdapat pengeluaran biaya besar disebabkan pemborsan penggunaan bahan dan terlambatnya kegiatan proses produksi.

            Rancangan pekerjaan (job design) adalah suatu proses yang diciptakan untuk dapat mengenal karakteristik suatu pekerjaan. Setiap jenis pekerjaan memiliki karakter yang berbeda. Berbeda karakteristik pekerjaan akan menimbulkan perbedaan metode pengerjaannya, peralatan yang digunakan, keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh pekerjaan yang harus dipenuhi. Merancang suatu pekerjaan bertujuan agar para pekerja dapat mengerjakan pekerjaannya secara efisien dan efektif. Dalam merancang pekerjaan, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab antara lain bagaimana melaksanakan pekerjaan, mengapa perlu dilaksanakan, kapan, dan oleh siapa pekerjaan itu melaksanakannya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut perancangan pekerjaan membutuhkan metode, waktu yang tepat, dan orang yang sesuai untuk menghasilkan barang atau jasa secara efektif dan efisien. Merancang pekerjaan yang tepat diawali dari identifikasi sasaran (goal identification) dan pentingnya merancang pekerjaan, menentukan pendekatan – pendekatan, dan pertimbang – pertimbangan hukum.

            Rancangan pekerjaan bertujuan untuk mempermudah menjelaskan suatu pekerjaan. Rancangan pekerjaan yang baik akan menghasilkan tugas – tugas yang diselesaikan secara efisien dan efektif. Tanpa rancangan pekerjaan yang baik akan mengeluarkan biaya yang besar, disamping sasaran tidak tercapai pada awalnya, tenaga profesional akan membutuhkan biaya dan waktu yang besar untuk merancang suatu pekerjaan, tetapi akan menghasilkan hasil pekerjaan yang baik untuk kegiatan selanjutnya.

           Luthans (2002) mengemukakan bahwa job design is an increasingly important application technique in the study of organizational behavior, especialy in light of various reason trends. Rancangan pekerjaan berkenaan dengan mengatur pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab dalam unit kerja yang produktif (Mathis dan Jackson, 2001 : 93). Secara teknis, rancangan pekerjaan merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi secara jelas dan merupakan tugas seorang manajer untuk mencari dan mencocokkannya dengan kemampuan dan keterampilan yang dimiliki pekerjaannya. Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan memperoleh hasil kerja yang baik karena para pekerja umumnya dapat mengenal pekerjaan dengan baik. Sebagai hasilnya akan terdapat tingkat produktivitas yang tinggi, kepuasan kerja, serta perputaran karyawan dan abensi yang rendah.

            Hasil penelitian yang dilakukan F. W. Taylor dalam pendekatan manajemn ilmiah adalah pekerjaan dirancang dengan tujuan efisiensi, yaitu menggunakan waktu dan tugas untuk menentukan cara yang paling efisien dalam menghasilkan produk. Menurut pandangan ilmu manajemen pekerjaan sangat terspesialisasi dalam mencapai produktivitas yang tinggi. Teknik ini sering digunakan pada perusahaan yang bergerak pada bidang perakitan, misalnya perusahaan – perusahaan manufaktur yang berorientasi pada produksi.

          
           Merancang pekerjaan pada prinsip – prinsip manajemen ilmiah mempunyai dampak positif dan negatif. Dampak positifnya adalah karyawan semakin terampil melaksanakan pekerjaannya, sehingga produktivitas karyawan dapat meningkat. Di sisi lain, pekerjaan yang sederhana dan berulang – ulang dapat menimbulkan kebosanan kerja, sehingga berdampak pada ketidakpuasan kerja (dissatisfaction), tingkat absensi, dan perputaran kerjan (employee turnover) yang tinggi. Prinsip – prinsip ilmu manajemen tidak berlaku bagi para pekerja profesionalisme yang membutuhkan pengetahuan khusus. Umumnya, prinsip – prinsip ilmu manajemen lebih tepat digunakan untuk karyawan produksi.

            Merancang suatu pekerjaan yang efektif merupakan suatu tugas yang sangat rumit. Kesulitan akan diperoleh karena harus menyesuaikan dengan peralatan, karakteristik personalia, dan waktu yang dibutuhkan. Hal lain lagi, pekerjaan yang sudah dirancang perlu disesuaikan dengan lingkungan di mana pekerjaan itu diselesaikan. Manajer sumber daya manusia memiliki tugas ini dengan penuh tanggung jawab untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan, dengan kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang dimilik pekerjanya. Merancang pekerjaan meliputi banyak faktor yang memengaruhinya, antara lain 1) perubahan teknologi, 2) spesialisasi pekerjaan, 3) tuntutan serikat pekerja, 4) kemampuan karyawan yang ada sekarang, 5) tersedianya calon karyawan yang ada, 6) kesenjangan pengetahuan dan kemapuan antar karyawan, dan 7) kebutuhan – kebutuhan psikologis dan sosial dari pekerjaan.

            Produksi atas barang dan jasa selalu mengalami perubahan akibat mekanisme dan otomatisasi. Perubahan teknologi selalu menjadi pemicu dilakukannya rancangan pekerjaan yang baru. Kegiatan proses produksi semakin singkat, terdapat beberapa tugas yang dihilangkan atau penambahan diakibatkan dari perubahan isi suatu pekerjaan. Biasanya, perubahan teknologi akan mengurangi sejumlah tenaga kerja karena memangkas sebagian rantai pekerjaan. Perubahan ini akan menuntut perubahan spesifikasi pendidikan. Suatu pekerjaan akan membutuhkan tenaga kerja yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang berbeda. Suatu kebijakan yang dilakukan manajer adalah melakukan pengembangan karyawan yang merekrut karyawan baru yang memiliki kualifikasi yang sesuai.

            Spesialisasi pekerjaan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawan dalam melaksanakan pekerjaan tertentu. Faktor ini membuat para karyawan menjadi ahli dalam bidang pekerjaannya sehingga akan berakibat pada peningkatan produktivitas. Spesialisasi pekerjaan akan menciptakan pengalaman yang dimiliki seseorang atas pekerjaannya. Para karyawan yang berpengalaman memiliki kiat-kiat untuk menghasilkan pekerjaan sesuai harapan, dan dapat menekan penggunaan input sekecil mungkin. Seorang kasir di toko dapat dengan cepat melakukan penghitungan uang, sehingga dapat melayani banyak pelanggan. Berdasarkan keterampilan dan pengalaman yang dimiliki, bagian pemotongan pada perusahaan sepatu dapat menghasilkan banyak pekerjaan pemotongan. Terlihat bahwa semakin terspesialisasi pekerjaan akan meningkatkan hasil kerja yang dicapai karyawan, hasilnya akan dapat meningkatkan produktivitas.

            Serikat pekerja akan berfungsi untuk menjaga martabat dan melindungi karyawan dalam kenyamanan kerja. Perusahaan menghormati kesepakatan akan peraturan – peraturan yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak baik pihak perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Suatu kemungkinan akan terjadi penundaan perubahan isi pekerjaan walaupun terdapat perubahan teknologi. Sebagian manfaat ekonomi dan organisasional yang hilang akan diganti melalui peningkatan hubungan dan kerja sama industri yang diprakarsai serikat pekerja industri.

            Suatu pertimbangan perlu dicermati para manajer perusahaan atas kondisi karyawan baik di dalam perusahaan maupun pasar tenaga kerja. Merancang pekerjaan dengan memerhatikan persyaratan – persyaratan kerja yang ideal adalah suatu tindakan yang kurang tepat dilakukan oleh praktisi sumber daya manusia bila kuantitas dan kualitas tenaga kerja tidak mendukung. Mengubah isi pekerjaan dapat dilakukan dengan memerhatikan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki karyawan pada saat sekarang.

            Kerja sama antar karyawan dalam perusahaan sangat penting untuk memperoleh keuangan yang diinginkan. Kesenjangan atas pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki pada setiap karyawan akan memberikan hasil yang kurang memuaskan. Seorang karyawan yang cekatan akan sulit ditiru oleh karyawan yang kurang pintar sehingga sulit untuk dilakukan kerja sama yang baik. Sebagai akibatnya akan memberikan hasil kerja yang kurang baik pula. Tidak dapat dipungkiri, semakin besar perusahaan akan semakin beragam karakter karyawan di dalamnya baik dari segi usia, pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dimiliki. Untuk memecahkan permasalahan seperti ini, para pemimpin organisasi harus dapat mengatur keberagaman anggotanya.

            Para pengelola perusahaan perlu memerhatikan kebutuhan – kebutuhan psikologi dan sosial karyawannya. Merancang pekerjaan berarti menuntut para karyawan untuk melaksanakan tugas – tugas dan tanggung jawab sesuai persyaratan pekerjaan. Dalam kondisi yang demikian, para karyawan akan bekerja secara terspesialisasi untuk meningkatkan hasil pekerjaannya. Pada kenyataannya, kebanyakan perusahaan akan memperoleh hasil yang memuaskan, namun pihak karyawan merasa kurang memperoleh kesejahteraan karena kurang diperhatikan kebutuhan – kebutuhan psikoligis dan sosial sebagai manusia. Tidak jarang para karyawan mengalami kebosanan kerja dengan mengerjakan pekerjaan yang berulang – ulang, sehingga berdamoak pada ketidakpuasan kerja. Akibat lain yang mungkin terjadi adalah tingginya perputaran kerja dan tingkat absesnsi.

            Secara umum, sebagai akibat dari spesialisasi pekerjaan yang berlebihan akan menimbulkan kebosanan kerja sehingga menyebabkan terjadinya ketidakpuasan kerja yang dialami karyawan. Sebagai akibat dari tidakan itu akan terdapat perputaran karyawan dan tingkat absesnsi tinggi. Para manajer perusahaan dapat mengatasi tindakan tersebut melalui perputaran pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan pemerkayaan pekerjaan. Melalui tindakan seperti ini membuat pekerjaan bervariasi, menarik bagi karyawan untuk dikerjakan.

     Hackman dan Oldham mengemukan bahwa mengemukan bahwa kelima dimensi yang menjadi karakteristik pekerjaan inti yaitu:

A.    Keanekaragaman Keterampilan. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan dapat diselesaikan menuntut keberagaman keterampilan.

B.     Identitas Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan yang mencakup seluruh elemen tugas dapat diidentifikasi untuk dikerjakan dari awal sampai akhir dengan hasil baik.

C.     Keberartian Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai pengaruh besar terhadap pekerjaan lain.

D.    Otonomi. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan nemberikan kebebasan pekerjanya untuk menyelesaikannya baik baik dalam menentukan jadual dan proses pekerjaannya.

E.     Umpan Balik. Dimensi ini untuk mengukur sejauhmana suatu pekerjaan memberikan informasi baik atau buruk ke atas hasil pekerjaan individu dalam organisasi.

1.1  Komponen – komponen  Rancangan Pekerjaan

Perancangan pekerjaan merupakan proses yang ditentukan dalam diciptakan oleh karakteristik dan kualitas pekerjaan. Terdapat tiga komponen rancangan pekerjaan, yaitu:

A.    Komponen Organisasional. Komponen ini berkaitan dengan menghasilkan pekerjaan – pekerjaan yang efisiensi dengan memotivasi para pekerja. Dalam komponen ini, terdiri dari tiga pendekatan yaitu:

-          Pendekatan Mekanistik. Pendekatan yang lebih menekankan pada pencapaian produktuvitas melalui efisiensi pekerjaan.

-          Aliran Kerja. Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdapat berbagai kegiatan untuk menghasilkan produk.

-          Praktik – praktik Pekerjaan. Berbagai metode dan teknik biasa dilakukan tenaga profesional untuk melaksanakan tugasnya.

B.     Komponen Lingkungan

Faktor lingkungan dalam rancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pekerja potensial serta pengharapan – pengharapan sosial. ada dua komponen dalam kompenen lingkungan, yaitu:

-          Kemampuan dan Tersedianya Karyawan.

-          Pengharapan – pengharapan Sosial.

C.     Komponen Perilaku

-          Otonomi. Berarti melihat sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai ketergantungan terhadap pekerjaan lain.

-          Variasi. Berarti suatu pekerjaan menuntut pekerjanya memiliki keterampilan yang berbeda.

-          Identitas Tugas. Pekerjaan yang memiliki skor identitas akan dapat dengan mudah dikerjakan oleh pekerjanya, seluruh elemen tugas dapat dengan jelas dipahami dari awal sampai akhir.

-          Umpan Balik. Umpan balik yang tinggi atas suatu pekerjaan akan dapat memperbaiki kinerja karyawannya. 

1.2 Pendekatan Perancangan Pekerjaan

     Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk merancang suatu pekerjaan, yaitu:

A.    Pendekatan Mekanistik. Pendekatan ini berkaitan dengan manajemen ilmiah, perancangan pekerjaan lebih mengarah pada efisiensi secara teknis dan produktivitas.

B.     Pendekatan Faktor Manusia. Pendekatan ini dalam rancangan pekerjaan menitikberatkan pada kegiatan manusia dalam kegiatan proses produksi.

C.     Pendekatan Motivasi. Pendekatan ini menitikberatkan pada hubungan manusia, di mana pekerjaan dirancang untuk memotivasi pekerja dalam bekerja dan meningkatkan kepuasan kerja.

-          Pendekatan Kontemporer Individual. Pendekatan ini adalah strategi yang digunakan dalam perancangan pekerjaan untuk tujuan memotivasi karyawan dalam bekerja.

-          Pendekatan Kontemporer Tim. Pendekatan ini untuk merancang pekerjaan yang ditujukan pada kelompok – kelompok dalam organisasi.

2.1 Pengertian Analisis Pekerjaan  

            Analisis pekerjaan (job analysis) adalah suatu konsep yang tidak dapat dipisahkan dari organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan pekerjaan yang dikerjaan oleh orang-orang yang bekerjasama, baik pada bidang yang sama maupun bidang yang berbeda, yang ada dalam suatu wadah untuk mencapai tujuannya. Tugas manusia dalam organisasi adalah mengatur pekerjaan secara efisien dan efektif.

            Pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi perlu dianalisis terlebih dahulu agar dapat dikerjakan secara efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan organisasi. Menganalisis pekerjaan dalam organisasi dibutuhkan informasi-informasi tentang isi (content), dan persyaratan (reqruitment) dari pekerjaan tersebut.

            Analisis pekerjaan adalah proses sistematis untuk mengenal karakteristik suatu pekerjaan. Berbagai informasi dapat diperoleh melalui analisis pekerjaan mencakup tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dituntut suatu pekerjaan. Dengan demikian, tujuan dan analisis pekerjaan adalah memberikan uraian dan spesifikasi suatu pekerjaan tertentu. 

a.       Uraian pekerjaan

            Uraian pekerjaan (job description) merupakan salah satu informasi dari analisis pekerjaan yang menyangkut tentang tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dituntut oleh suatu pekerjaan. Uraian pekerjaan sering juga disebut sebagai isi pekerjaan (job content), dalam kenyataannya setiap pekerjaan memiliki isi yangberbeda-beda.

            Secara umum, urutan dari deskripsi pekerjaan membuat bagian yang mencakup:

1.      Identifikasi pekerjaan

2.      Uraian singkat tentang pekerjaan

3.      Tugas-tugas yang dilaksanakan

4.      Tanggung jawab pekerjaan

5.      Wewenang atas pekerjaan

6.      Hubungan dengan pekerjaan lain

7.      Bahan dan peralatan yang dibutuhkan

8.      Konteks pekerjaan

        Identifikasi pekerjaan berisi beberapa informasi seperti jenis pekerjaan, bagian, dan kode pekerjaan. Jenis pekerjaan misalnya, misalnya manajer sumber daya manusia, supervisor penjualan, dan bagian pemrosesan data.

            Tugas-tugas yang dilaksanakan pada suatu pekerjaan merupakan hal yang paling pokok pada uraian pekerjaan. Setiap pekerjaan memiliki  isi yang berbeda, sehingga tanggung jawab yang dituntut setiap pekerjaan juga berbeda. Tanggung jawab pekerjaan merupakan kewajiban-kewajiban yang dituntut setiap pekerjaan atas pemangkunya.

            Tanggung jawab pekerjaan dapat dijelaskan ke dalam beberapa kalimat, misalnya membuat sasaran pemasaran atas suatu produk untuk memastikan pembagian pasar,membuat perencanaan dan mengembangkan program-program pemasaran, menentukan dan merekomendasikan strategi harga, atau berkomunikasi dengan periklanan.

            Perlu ditegaskan pula batas dan wewenang pemangku suatu pekerjaan, baik pada pelaksanaan maupun dalam pengambilan keputusan, agar mempermudah kegiatan koordinasi dengan bidang pekerjaan lain.

            pada bagian berikutnya akan dijelaskan hubungan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Pada umumnya, suatu pekerjaan tidak akan selesai dikerjakan pada satu bidang kegiatan saja, tetapi akan dilanjutkan pada bagian lain.

            Bagian lain pada uraian pekerjaan adalah menentukan bahan dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Bagian ini bertujuan untuk dapat membantu setiap pemangku pekerjaan membagi waktu dalam melaksanakan tugas-tugas pada suatu pekerjaan.

            Konteks pekerjaan (job context) berkaitan dengan kondisi fisik dari suatu jenis pekerjaan atau sifat-sifat dari suatu pekerjaan tersebut. suatu pekerjaan akan dapat diselesaikan dengan baik bila lingkungan menerimanya. Sebagai contoh, pekerjaan yang dikerjakan pekerja bangunan dapat dikerjakan diluar ruangan, sedangkan untuk pekerjaan editor film dikerjakan didalam ruangan. Ada jenis pekerjaan lain yang menuntut pekerjaannya untuk lama berdiri dan ada juga yang mengharuskan duduk. Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik mengenal karakteristiknya kemudian menyesuaikan lingkungan-lingkungan.

b.      Spesifikasi Pekerjaan

            Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

      Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas devinitif yang dibutuhkan dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

1.      Tingkat pendidikan pekerja.

2.      Jenis kelamin pekerja.

3.      Keadaan fisik pekerja.

4.      Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

5.      Batas umur pekerja.

6.      Nikah atau belum.

7.      Minat pekerja.

8.      Emosi dan temperamen pekerja.

9.      Pengalaman pekerja.

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata atau tidak, serta cantik atau tidak.

2.2 Proses analisis pekerjaan

            Para analisis pekerjaan akan dapat melaksanakan tugasnya untuk mnghasilkan analisis pekerjaan yang bermanfaat pada organisasi. Keefektifan suatu analisis pekerjaan akan dapat membantu pelaksanaan tugas-tugas manajer sumber daya manusia dan para manajer bidang lain dalam organisasi.

a.       Merencanakan Analisis Pekerjaan

Sebagai langkah awal yang penting dilakukan dalam analisis pekerjaan adalah perencanaan kegiatan ini dilakukan sebelum pengumpulan informasi dari berbagai sumber.

b.      Mempersiapkan analisis pekerjaan

Tugas para analisis pekerjaan pada tahap ini adalah menentukan jenis pekerjaan menurut tinjauan akan dilakukan pengidentifikasian tugas-tugas dalam pekerjan untuk mengetahui karakter pekerjaan tersebut.

c.       Implementasi Analisis Pekerjaan

Tahap ini mengumpulkan dan menganalisis informasi. Berbagai informasi dikumpulkan untuk keperluan analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

d.      Membuat deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

Setelah mengumpulkan dan menganilis informasi, tahap selanjutnya para analis pekerjaan mempersiapkan konsep deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

e.       Evaluasi pekerjaan 

Pada tahap ini deskripsi dan spesifikasi pekerjaan perlu dilakukan evaluasi, apakah efektif untuk dapat dilaksanakan selanjutnya.

                                                 

2.3  Manfaat analisis pekerjaan                                      

·         Perancangan pekerjaan, suatu perusahaan melakukan kegiatan perancangan pekerjaan agar memperoleh hasil kerja yang efisien dan efektif.

·         Perencanaan Sumber Daya Manusia, Kegiatan ini merupakan tugas manajer sumber daya manusia untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan. Manfaat dari informasi pada analisis pekerjaan akan dapat memenuhi tuntutan suatu pekerjaan.

·         Rekruitmen dan seleksi, Rekruitmen merupakan proses mencari tenaga kerja untuk mengisi kekosongan pekerjaan yang ada dalam perusahaan.

·         Pengembangan Sumber Daya Manusia, Umumnya setiap karyawan dalam perusahaan membutuhkan pengembangan.

·         Penilaian Kinerja, Penilaian kinerja membutuhkan informasi tentang seberapa baik kinerja setiap karyawan.

·         Perencanaan karir, Perencanaan karir merupakan pandangan ke depan atas apa yang di cita-citakan individu  dengan peluang-peluang yang mungkin tersedian pada organisasi.

·         Pemberian Kompensasi, kompensasi merupakan suatu kewajiban bagi pemberi pekerjaan unruk memberi penghargaan atas jasa yang disumbangkan kayawan dari pekerjaannya.

·         Valuasi pekerjaan, Evaluasi pekerjaan berarti menilai sejauh individu melaksanakan aktivitas yang merupakan tanggung jawabnya.

Aktivitas	Jenis Informasi
Berorientasi pada Pekerjaan	1. Proses Pekerjaan 2. Catatan-catatan atas tugas-tugas 3. Prosedur yang digunakan 4. Tanggung jawab pekerjaan 5. Lamanya suatu perkerjaan untuk diselesaikan
Berorientasi pada Karyawan	1. perilaku manusia dalam organisasi 2. pergerakan tubuh 3. kekuatan tenaga karyawan
Mesin dan Peralatan yang digunakan	1. Jenis peralatan yang digunakan 2. Fungsi mesin dan peralatan yang digunakan 3. Kepentingan mesin dan peralatan yang digunakan 4. Kemampuan mesin dan peralatan yang digunakan
Bahan dan Pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan	1. pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan 2. keterampilan yang berkaitan dengan pekerjaan 3. kemampuan yang berkaitan dengan pekerjaan 4. Produk yang dibuat
Hasil Pekerjaan	1. Tingkah kesalahan 2. Standar Pekerjaan, seperti kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu dalam menyelesaikannya 3. penggunaan bahan, peralatan, tenaga kerja, dan biaya
Konteks Pekerjaan	1. jadwal Pekerjaan 2. Kompensasi 3. Kondisi Pekerjaan
Persyaratan Pekerjaan	1. Kepribadian 2. Pendidikan 3. Pengalaman Kerja

2.4 Teknik-teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

1.      Observasi

2.      Wawancara

3.      Kuisioner

4.      Catatan karyawan

5.      Kombinasi

1. Observasi : Secara jelas. Metode ini membutuhkan peralatan seperti alat-alat tulis, kamera, tape recorder, dan peralatan lain yang dapat membantu pengamat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

2. Wawancara

Memahami suatu pekerjaan dapat juga dilakukan melalui wawancara dengan pemangku pekerjaan dan supervisor. Wawancara merupakan suatu metode yang biasa dilakukan para analis pekerjaan untuk memperoleh informasi secara langsung dari responden. Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara : 1) wawancara individual dilakukan kepada setiap karyawan, 2) wawancara kelompok dilakukan kepada kelompok karyawan dengan pekerjaan yang sama, dan 3) wawancara satu atau lebih supervisor yang mengetahui pekerjaan tersebut.

3. Kuesioner 

            Metode kuesioner merupakan cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi melalui sejumlah daftar pertanyaan tentang suatu pekerjaan kepada para karyawan. Kuesioner biasanya dapat dilakukan secara tertutup berarti memberikan pilihan jawaban ata pertanyaan yang diajukan para analisis.

4. Catatan Karyawan

            Suatu cara lain, informasi pekerjaan dikumpulkan dengan meminta kepada para karyawan untuk menguraikan tugas-tugas yang mereka lakukan sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. Menggunakan metode ini, informasi dapat diperoleh secara spontan sehingga kecil kemungkinan karyawan memberikan informasi yang tidak benar. Para karyawan baru dalam mengerjakan pekerjaanya setiap hari, tentu saja melakukan pencatatan atas deskripsi pekerjaanya untuk dapat dilakukan dengan hasil yang lebih baik dikemudian hari.

5. Kombinasi

            Jarang sekali para analis pekerjaan hanya menggunakan satu metode saja sebagai sumber untuk menganalisis pekerjaan. Biasanya digunakan beberapa metode yang relevan dan saling melengkapi untuk mencapai kesempurnaan dalam menganalisis pekerjaan. Untuk menganalisis pekerjaan tatausaha dan administrasi misalnya, para analisis mungkin menggunakan metode kuesioner, wawancara, dan observasi.

3.5 Metode Analisis Pekerjaan

            Berbagai metode yang dapat digunakan untuk menganalisis pekerjaan, tetapi tidak ada yang dapat dikatakan sebagai suatu metode yang lebih tepat diantara metode yang lain. Pada bagian ini, akan diperkenalkan tiga metode analisis pekerjaan, antara lain : 1) metode analisis pekerjaan fungsional, 2) kuesionar analisis posisi, dan 3) kuesioner uraian jabatan manajemen. ,meskipun masih ada beberapa metode sebagai pilihan yang mungkin dapat digunakan paraa analisis pekerjaan dalam menganalisis pekerjaan, namun ketiga metode yang akan dibahas paling sering digunakan.

1. Analisis Jabatan Fungsional

Analisis jabatan fungsional telah dikembangkan oleh depatemen tenaga kerja AS untuk meningkatkan penempatan dan penyuluhan kerja bagi setiap orang yang mendaftar di kantor-kantor ketenagakerjaan pada daerah setempat.

Data	Manusia	Benda/Barang
0 = Mensintesis	0 = Mentor	0 = Menyiapkan
1 = Mengoordinasi	1 = Negosiasi	1 = Kerja Presisi
2 = Menganalisa	2 = Instruksi	2 = Mengoperasikan
3 = Menyusun	3 = Mengawasi	3 = Mengendalikan
4 = Menghitung	4 = Mengalihkan	4 = Manipulasi
5 = Menyalin	5 = Persuasi	5 = Merawat
6 = Membanding	6 = Isyarat	6 = Feeding, Offbearing
	7 = Melayani	7 = Menangani
	8 = Menginstuksi

Dalam penjelasan ini, FJA memberikan penjabaran tentang pekerjaan yang dapat dijadikan sebagai dasar pada setiap bagian yang telah dijelaskan diatas. Selain itu, FJA dapat pula menjelaskan kegiatan, metode, mesin dan peralatan yang digunakan untuk pekerjaan. Sebagai hasil dari pekerjaan, FJA dapat dijadikan sebagai dasar untuk menilai kinerja, pleh karena itu FJA cocok digunakan untuk deskripsi pekerjaan.

2. Kuesioner Analisis Posisi

     Kuesioner analisis posisi adalah kuesioner analisis pekerjaan terstruktur yang menggunakan daftar periksa untuk mengidentifikasi unsur-unsur setiaap pekerjaan.

    Butir-butir yang terdapat pada PAQ memerhatikan faktor manusia ke berbagai aspek pekerjaan, sebagai berikut :

·         Sources of information : dimensi ini berkaitan dengan dari mana seorang pekerja mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.

·         Information processing and decision making critical to job performance : dimensi ini berkaitan dengan berbagai proses mental pekerja.

·         Physical activity dan dexterity required of the job : berbagai aktivitas fisik dan peralatan yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan.

·         Interpersonal relationship required of the job. Dimensi ini memperlihatkan pentingnya hubungan dengan orang lain untuk mengerjakan pekerjaan.

·         Job context : dibutuhkannya konteks fisik dan sosial pada lingkungan mana pekerjaan suatu pekerjaan.

·         Other Characteristics required of the job : Berbagai kegiatan, peristiwa dan karakteristik lain yang penting diketahui dan diperhatikan dalam mengerjakan suatu pekerjaan.

            Metode PAQ dapat digunakan untuk semua jenis pekerjaan, termasuk pekerjaan manajerial. Berbeda dengan pekerjaan non manajer, pekerjaan manajer sulit untuk ditetapkan secara pasti karena kegiatannya bervariasi setiap waktu.

3. Kuesioner Uraian Jabatan Manajemen

     Suatu metode yang dapat digunakan untuk menganalisis jabatan manajerial adalah kuesioner uraian jabatan manajemen. Melalui metode ini terdapat 13 komponen penting yang berkaitan dengan pekerjaan manajer, antara lain :

·         Perencanaan pada bidang produk, pasar, dan keuangan

·         Koordinasi pada bagian-bagian yang ada dalam organisasi

·         Pengawasan bisnis internal

·         Tanggung jawab atas produk yang dihasilkan

·         hubungan dengan masyarakat, termasuk pelanggan

·         Konsultasi lanjutan.

·         Keleluasaan dalam berundak

·         Komitmen pada bidang keuangan

·         Pelayanan pada staf

·         Pengawasan

·         Kompleksitas dan stres

·         Tanggung jawab keuangan pada tingkat lanjut

·         Tanggung jawab atas sumber daya manusia yang luas.

            Metode ini diciptakan untuk menganalisis pekerjaan manajerial yang berkaitan dengan tindakan perilaku dalam pekerjaan.

3.6 Hasil Analisis Pekerjaan

            Informasi yang  diperoleh dari suatu pekerjaan tertentu baik mengenai isi, maupun persyaratan dari suatu pekerjaan tertentu tersebut akan menghasilkan rancangan pekerjaan. Rancangan pekerjaan dapat dispesialisasikan ke dalam tiga karakteristik pekerjaan, antara lain rentang, kedalaman dan hubungan pekerjaan. Gambar 4.4 merupakan model konseptual desain pekerjaan yang memperlihatkan hubungan dengan faktor-faktor lain sebagai konsekuensinya.

1. Rentang Pekerjaan

      Dapat diketahui bahwa suatu pekerjaan terdapat beberapa tugas yang merupakan karakter dari pekerjaan tersebut. Pekerjaan tidak sama karena memiliki rentang yang berbeda. Rentang pekerjaan menunjukkan sejumlah tugas-tugas yang terdapat pada suatu pekerjaan harus diselesaikan oleh pemangkunya.

      Individu yang melaksanakan sepuluh tugas untuk menyelesaikan suatu pekerjaan memiliki rentang yang lebih tinggi dibandingkan dengan seseorang yang hanya menyelesaikan lima tugas.

2. Kedalaman Pekerjaan 

     Berbeda dengan karakteristik pekerjaan yang telah dijelaskan tentang rentang pekerjaan, kedalaman pekerjaan menunjukkan keleluasaan individu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan memiliki karakter yang berbeda bila dilihat dari ketergantungan suatu pekerjaan terhadap pekerjaan lainnya. Kedalaman pekerjaan menggambarkan sejauh mana kebebasan individu untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.

      Suatu pekerjaan bila dibandingkan dengan pekerjaan lain memiliki rentang dan kedalaman pekerjaan yang berbeda pada suatu organisasi yang sama atau pada organisasi yang berbeda.

3. Hubungan Pekerjaan

      Dalam organisasi besar terdapat banyak macam pekerjaan yang sebetulnya memiliki hubungan antara satu dengan yang laiinnya. Manajer membuat pengelompokkan atas pekerjaan yang memiliki karakter sama dan menentukan rentang kendali. Kelompok pekerjaan dibentuk menjadi tanggung jawab seorang manajer untuk melakukan koordinasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Keputusan seorang manajer juga menentukan tanggung jawab dan wewenang atas suatu pekerjaan. Tindakan ini akan dapat menentukan sifat dan luas hubungan pekerjaan baik secara individu maupun kelompok dalam organisasi.

       Suatu pertimbangan yang sangat penting dipikirkan oleh manajer untuk menentukan rentang kendali (span of control) suatu pekerjaan. Kesalahan dalam menentukan jumlah pekerja yang dipimpin oleh seorang supervisor akan menimbulkan tidak efektifnya pengelolaan kelompok tersebut.

Daftar Pustaka

1.      Manajemen Sumber Daya Manusia ( Prof.Dr.Wilson Bangun,SE.,MSi.)